蓋索林 Gasolin

人們總是高估一年可以完成的事,卻低估十年能完成的事

0%

我如何做個人自動化紀錄-2020版

2017年開始紀錄自己使用的自動化紀錄工具。

為什麼要做個人自動化紀錄?

有人會問,Facebook/Twitter不就可以記錄大小事了嗎? 如果會這麼回答,那就實在太天真了😏。FB上也許包含了自己覺得值得分享的事,但生活中還有諸多事情值得記錄,而不適合與大眾分享。

或是想整理過去公開紀錄,造訪過去使用過的社交平台(Plurk, Google+, Blogger)已非常難以找出過去的隨筆或評論。

擁有自己的一份完整數位化生活記錄,是我持續的個人目標之一。要達成這個目標,需要藉助一些自動化紀錄工具,好讓整個過程變得自然而不困難。

混用多種工具

沒有一個工具可以滿足方方面面的需求。因此比較實際的方式,是混用多種工具以達成目標。 幸好,自動化的目標就是讓事情更少需要經過人工處理,因此各種工具設定好之後,期待他們能自動運作,只要定期維護檢視就好。

手機上透過 Automate, 網路服務透過 IFTTT 和 Integromat,將各種服務整合起來使用。

即時資訊自動化

透過 Google SpreadSheet 和 Integromat,取得自己關注的資訊。

Integromat

透過使用 LASS API , 當附近 PM2.5 超過35.4(不良)時手機推送訊息給我。

手機自動化

照片自動化備份 📷

  • Dropbox, 自動從手機上傳照片
  • Google相簿, 充電時自動從手機備份照片到Google雲端
  • NAS (Synnalogy), 透過Cloud Sync從Dropbox同步照片。
graph LR
User -- take photo --> Phone
cam --> Phone
Phone -.-> Dropbox
Phone -.-> gphoto[Google Photo]
Dropbox -.-> NAS

運動自動化紀錄 🚶

  • 記步,睡眠紀錄:小米手環3
  • 體重:小米體重計

再透過小米運動 App 同步到 Google Fit

graph LR
User -- 記步 --> 小米運動App
User -- 量體重 --> 小米體重計
小米體脂計 -.-> 小米運動App
小米運動App --> Google Fit

行走目標為每天4000步。


生活事件自動化紀錄

延續用 IFTTT 做自動生活紀錄這篇的思路,我把看過的書籍、電影,喜歡的Youtube影片,貼過的文章,每日完成的事項都記錄到Google日曆中,以方便之後回顧。

自動閱讀/觀看紀錄 📚

對於電影, 我使用RSS + IFTTT + Google Calendar來自動紀錄。當我在豆瓣上修改狀態,豆瓣的RSS也跟著改變,這時IFTTT會將RSS中的新事項紀錄到Google 日曆上。 對於Youtube上like的影片,Facebook或Twitter上新貼的文章,也會透過IFTTT紀錄到Google 日曆上。

graph LR
User -- add movie --> Douban
User -- post --> Blog
Blog -.-> RSS
Douban -.-> RSS
RSS -.-> IFTTT
IFTTT -.-> gcal[Google Calendar]

透過RSS轉IFTTT紀錄

graph LR
User -- like --> Youtube
User -- post --> Facebook
User -- post --> Twitter
Youtube -.-> IFTTT
Facebook -.-> IFTTT
Twitter -.-> IFTTT
IFTTT -.-> gcal[Google Calendar]

直接透過IFTTT紀錄

自動紀錄每日完成的事項 📓

使用 Todoist + IFTTT + Google Calendar 即可達成自動紀錄。 我在Google Calendar上使用一個單獨的日曆(成功日記)來紀錄每日完成的事項。 讀完一本書的時候,也是透過完成 todoist 上對應的待辦事項,顯示在日曆上。

graph LR
User -- checked --> Todoist
Todoist -.-> IFTTT
IFTTT -.-> gcal[Google Calendar]

| 我其實非常少開Google日曆,所以目前這樣的設定其實重複回去察看的機會也不高(目前我會手動紀錄在實體筆記本或 joplin 的每週紀錄上)。看看之後有什麼契機可以改進。

紀錄看過或待看的網頁 🌐

我會將待看的文章搜集到Pocket。

除了瀏覽Facebook或Twitter上的文章,我也使用Feedly訂閱一些自己挑選過的網站。並將Feedly設定成當我做標記時,就將本篇文章轉存到Pocket稍候閱讀列表,我可以掃過Feedly列表,標記感興趣的新聞,稍後再到Pocket閱讀。

這樣讓我在看到文章連結當下不需急著看完整篇文章,而是在有空閒的時候才閱讀這些文章。

我唯一的待辦事項收件夾是Todoist,若看到值得閱讀(紀錄)的網頁,桌面上我使用瀏覽器的Pocket外掛插件(Firefox瀏覽器內建),將待看網頁記錄到Pocket中。

在手機上直接使用 Todoist 和 Pocket 等 App,達到一樣的效果。

若在Pocket中覺得這個文章打星星收藏,則記錄到Google日曆中。

graph LR
Feedly --> Pocket
Browser --> addon[Pocket addon + tag]
addon --> Pocket
pocket - star -> IFTTT
IFTTT -.-> gcal[Google Calendar]

文章更新時自動提醒 ⏰

有些網站並未提供RSS訂閱,手機上我會使用Web Alert來取得網頁更新提醒 (主要是追小說新章節)。

graph LR
webalert[Web Alert] --> User
User --> Browser

開發工具

設定自動備份

使用VS Code Settings Sync ,只需剛開始時設定一次,之後可同步各種VS Code中的設定與插件。

自動更新

盡量使用 brew cask(mac) 命令安裝新軟體,透過brew cask upgrade命令更新。


自動化網站部署 🌐

目前已使用Github來放我的個人網站與部落格,透過與Travis CI整合,我所修改的任何內容,在幾分鐘之內都會自動部署到網站上。

如何做可參考 Hello Hexo (個人網站自動化部署) 和 Automatically deploy new commit to github pages via Travis CI

graph LR
master[Github:master]
travis[Travis CI]
ghpages[Github:gh-pages]
User -- commit --> master
master -. auto build .-> travis
travis -.  auto deploy .-> ghpages

| Auto website deploy flow

一些可以直接運作在瀏覽器的專案(如BlocklyDuino和Saihubot),我會直接將gh-pages設為預設分支,所有改動直接push到這分支中。這樣一有改動即可在網頁上看到更新成果。

之後考慮使用 Github Action 取代 Travis。


半自動紀錄

半自動工作紀錄 💼

透過翻看Github Pull request + Asana,我可以輕易地將過去一週達成的事項整理出來,再送PR到Github上。 也可以說這塊目前只能算半自動化地列出過去事項列表,可以再繼續改進。

定期回顧與整理

我在Joplin中增加一個Template項目,裡面放了周檢視/月檢視/季檢視/年檢視樣板。

在 Todoist 中透過重複時間設定,每段時間自動提醒該做檢視了。

撰寫本文的目的之一,也是讓我有回顧我的自動化運作的機會。

回顧: 之前的設定達成率很低。現在採用新的組織代辦事項方法與樣板,簡化了檢視的困難度。目前有效的提升了定期回顧的頻率。

照片備份規則

由於Dropbox空間有限,會不定期將Dropbox上的照片移動到到NAS上按年月份分類的photo/資料夾.

我的照片並不算多,但若有出遊的月份通常照片會暴增。所以我的基本備份規則是依年份,並以雙月份命名資料夾,若是當月有重大活動則直接在檔名中標注。 例如2016年的照片資料夾裡會有2016_10_11,或是2016_06_london這樣的命名。

在整理照片的時候,每當遇到特別喜歡的,我會另存到Dropbox中的一個依年份歸檔的資料夾,例如2017年的精彩照片我會另存到 dropbox/spot/2017資料夾中,這樣隨時可以找出來欣賞。

另外每年累積的一些螢幕截圖,也放在當年度的screenshots資料夾裡。

清理RSS Feed

透過Feedly訂閱RSS Feed太容易,但是不小心每天收到的新聞量就遠高於自己能吸收的量,這時可以到 https://feedly.com/i/organize/my 把那些失效的連結清掉,並快速檢視一下現在仍在訂閱的網站,是否還對這些主題感興趣。

手動紀錄

為了平衡日常太依靠電子產品的趨向,前年開始就嘗試使用實體筆記本作一些紀錄,2018一月中開始嘗試養成更頻繁地使用實體筆記本的習慣。在幾經調整後,目前我使用B5方格筆記本做基礎,搭配不同的魔擦筆來作筆記。實體筆記本的好處是除了一般的紀錄,還可以隨意畫心智圖,黏照片,貼紙,蓋印章等。參考各種筆記術書籍,我在每本筆記本前幾頁會空出索引區,將筆記本內容索引起來,以便之後查找。

我在Joplin中增加一個2020年計畫的文件,保存當年度的周/月/季度紀錄和定期回顧。

參考資料